Fra å være et system rettet mot idrettslag har Rubic utviklet seg til å bli et system som også fungerer godt for andre lag og foreninger. Det har arrangørene av Peer Gynt-stevnet på Vinstra dratt nytte av.
– Vi tok det i bruk i fjor, men det har skjedd store endringer siden da. Jeg snakket med frivilligansvarlig for scenen, som bare utbrøt “Herregud, så bra Rubic har blitt!”. Det første året ble det stort sett brukt til å sende ut e-post og SMS. I dag finner du all slags daglig leder-info, viktige beskjeder og takk for i dag-meldinger, forteller Lien, som stadig tar i bruk Rubic til nye områder.
Salgsverktøy
Når flere hundre frivillige skal organiseres, er det viktig å ha et effektivt system.
– Nå har vi også importert alle gjestene våre inn i systemet, og bruker det også som et SMS-verktøy, for eksempel om det skulle bli noen billetter til overs til en forestilling. SMS er en veldig effektiv salgskanal, og selv om vi så langt har brukt Rubic hovedsaklig som kommunikasjonskanal, håper vi at det også blir et enda bedre prosjektstyringsverktøy for oss. Det har vi enda ikke funnet et godt system for, og å drive Peer Gynt-stemnet med alle sine arrangementer er et helårsprosjekt, sier hun.
Frivilligorganisering
Fire ansatte på fulltid, en kunstnerisk leder i halv stilling og 350 frivillige i gang under selve stevnet må til. I 2017 besøkte 31.000 publikummere stevnet, og allerede er over 80 prosent av billettene til neste års forestillinger revet bort.
– Omtrent ti prosent av de frivillige byttes ut og skal inn i loopen med alt som skjer fram mot forestillingene. Vi håper jo selvsagt at alle vil være med igjen året etter. Det er faktisk noen som har vært med i 30 år. Når vi har et system som Rubic for å organisere alt, har vi lettere oversikt over at ting blir gjort. Man slipper å spørre gruppelederne hele tiden om diverse informasjon er sendt ut. Det hjelper veldig når man ikke trenger å være den der kontrollerende lederen hele tida, understreker Lien.
