Med god hjelp fra World Cup Kvitfjell utvikler Rubic nå en egen app for funksjonærer og frivillige. Den skal gjøre det enklere å kommunisere og organisere funksjonærer og frivillige på arrangement. Inkludert i løsningen er en egen akkrediteringsfunksjon med navn og bilde.
Godt verktøy for frivillige
Lillehammer-regionen er et område der det er mange store og små arrangementer året rundt, som Para-VM, World Cup Kvitfjell og World Cup Lillehammer. Arrangementer som er avhengige av store mengder frivillige funksjonærer. Etter ungdoms-OL på Lillehammer i 2016 så arrangementledelsen et behov for å gjøre dette bedre.
Vi så behovet for å finne et funksjonærsystem som taklet rundt 500 frivillige. For oss er de frivillige funksjonærene selve grunnmuren. Det er viktig å behandle dem godt og sørge for at kommunikasjonen er best mulig til enhver tid.
Det falt da naturlig å snakke med Rubic, siden de allerede kommuniserte med mange av distriktets idrettslag, forklarer Stein B. Olsen i Visit Lillehammer, men også med i arrangementskommiteen til Worldcup Kvitfjell.
Årets største dugnad
Kommunikasjonsplattform
Wolrdcup Kvitfjell er en del av Hafjell – Kvitfjell Alpin AS, som står som teknisk arrangør for de store arrangementene, i samarbeid med Norges Skiforbund. Arrangementer med et stort antall bakkemannskap, tidtakere, deltagerstøtte, organisering med mer. Behovet for god kommunikasjon som når ut til de som trenger det, er stort og veldig viktig for at alt skal fungere optimalt.
Med lærdom fra World Cup Kvitfjell og andre større arrangementer ønsket vi et system som kunne fungere litt som Facebook, der alle har egen bruker med navn og bilde.
Et sted å bygge en kultur, og der man både kan kommunisere som en gruppe og velge å kommunisere med enkeltpersoner eller et utvalg, fortsetter Ole Kristian Kirkerud, daglig leder i Hafjell – Kvitfjell Alpin AS.
Spennende prosjekt
Anders Retterås, på dette tidspunktet medeier og utvikler i Rubic tente på ideen. I 2018 sto Rubic funksjonær klart.
I dette systemet melder frivillige seg på hvilke områder og tider de ønsker, samtidig som arrangører kunne sende dem e-post og sms. Men vi så at dette ikke skapte så mye engasjement hos funksjonærene.
Kirkerud kom med et ønske om å lage en sosial plattform, der alle involverte kunne starte eller ta del i en dialog. Et sted som knyttet funksjonærene sammen som gruppe, og der de ikke bare fikk informasjon, men også deltok selv.
Peer Gynt-lekene bruker Rubic
Ikke bare for idretten
Mange av Rubics kunder er ikke idrettslag, selv om det var der det hele startet. Derfor ønsker de å utvikle systemer som passer for alle, også arrangører av andre typer arrangement og foreninger.
Vi begynner litt på nytt med denne appen, selv om Rubic funksjonær ligger i bunn. Hovedfokuset er kommunikasjon, men som alt vi gjør, vil nye funksjoner komme til etterhvert som vi får tilbakemeldinger og ønsker fra kunder og brukere. Det er ofte på den måten våre systemer utvikles, fortsetter Retterås.
Akkrediteringsløsning
Et annet viktig behov var akkreditering, ikke mindre viktig i disse smittesporingstider.
Tidligere har vi gjort dette manuelt og så enkelt som mulig. Nye krav og nye tider gjør at vi nå må ha kontroll på alle som er inne i anlegget. Vi så på internasjonale løsninger, men ønsket jo å ta også dette lokalt, så vi spurte Rubic om også dette kunne bli en del av systemet, utdyper Kirkerud.
Det er jo egentlig to sider av samme sak, for funksjonærene skal jo også registreres med navn og bilde. Vi ønsker å være i forkant; proaktive og innovative. Da er det ekstra gøy at vi får til det med en lokal aktør, fortsetter Olsen.
FIS har en versjon der man kan eksportere data for å få med navn og bilder for å printe ut akkrediteringskort. Som igjen kan hentes inn i denne nye appen.
Utvikles etter reelle behov
Rune Solholm Bakken og Anders Retterås, som står bak Rubic, er begge involvert i idretten selv. Dette, og at de er lydhøre for alle kundenes tilbakemeldinger og ønsker om nye funksjoner, er ofte det som driver utviklingen av nye systemer og funksjoner videre.
Samarbeidet med Rubic har vært veldig fint hele veien, og nå tar vi et stort hopp videre. Dette er en utpreget vinn-vinn situasjon, der vi samarbeider tett, lytter til hverandre og samtidig en dialog fra de som føler dette på kroppen til de som utvikler.
Vi har hatt med alle ledd i organisasjonen, som gjør at løsningen utvikles etter reelle behov. At Rubic kjenner idretten og vet hva det handler om hjelper og, avslutter Kirkerud.
