Mange kvier seg for å påta seg rollen som medlemsansvarlig i idrettsklubber og foreninger. Det er en kjent sak at man som medlemsansvarlig har et ansvar som innebærer mye manuelt og administrativt arbeid. I tillegg er det en veldig viktig rolle ettersom enhver klubb og forening er avhengig av oppdaterte medlemslister for lisenser og støtte. Det er også disse listene som danner grunnlaget for kommunikasjonen mellom medlemmene og administrasjonen.
Hvorfor er det viktig med oppdaterte medlemslister?
Medlemslistene er klubben og foreningens viktigste verktøy. Disse danner grunnlaget for all kommunikasjon og alle fakturautsendelser samt lisens og økonomisk støtte. Uavhengig av om du er ansvarlig for medlemmene i en idrettsklubb eller en forening, vil oppdaterte medlemslister gjøre hverdagen enklere for alle.
Kort fortalt bidrar oppdaterte medlemslister til:
- effektiv kommunikasjon
- redusert arbeidsmengde
- fornøyde medlemmer
Mindre administrativt arbeid
Med Rubic får medlemsansvarlig drahjelp av hele organisasjonen. Det gjør det enklere å holde informasjonen oppdatert og reduserer arbeidsmengden. Dersom medlemsansvarlig skal være alene om arbeidet vil han eller hun bruke over 50 % av tiden sin bare på å holde informasjonen oppdatert. Med Rubic synkroniseres alle lister og registre opp mot medlemsregisteret, slik at informasjonen automatisk er oppdatert hos alle i administrasjonen. Hvis du er medlemsansvarlig i en idrettsklubb vil det være nyttig når lagleder registrerer en ny spiller på laget. Denne personen vil da automatisk også befinne seg i medlemsregisteret, slik at han eller hun får nødvendig informasjon og mulighet til å betale medlemskontingent.
Fornøyde medlemmer
Som medlem i en idrettsklubb eller forening er det frustrerende å ikke motta viktig informasjon fordi noen har registrert e-postadressen din feil eller fordi du ved en glipp ikke har blitt oppført i medlemsregisteret. Til sammenligning kan det være vel så frustrerende å fortsatt motta informasjon etter at du har meldt deg ut av en organisasjonen. Med oppdaterte medlemslister sikrer du at alle som skal få informasjon, får det, og at alle som ikke skal få informasjon, ikke får det.
Medlemsansvarlig og kasserer i én og samme person?
Medlemsansvarlig og kasserer har liknende, men ikke helt like, ansvarsområder. Medlemsansvarlig holder oversikt over medlemsregisteret og kan ha behov for å se hvilke personer som har betalt og hvem som ikke har gjort det. Kasserer vil i større grad kun ha behov for å se hvor mange som har betalt per dags dato. Med Rubic kan begge deler enkelt administreres. Mange klubber, foreninger og organisasjoner er for små til at medlemsansvarlig og kasserer er to forskjellige personer. Med to roller i samme person blir det mye å holde styr på. Uavhengig av om én eller to personer fyller disse rollene, kan Rubic hjelpe til med å holde arbeidsmengden under kontroll.
Effektiv kommunikasjon med medlemmene
Når dere har oppdaterte medlemsregistre er det enkelt for administrasjonen å kommunisere med medlemmene av klubben eller foreningen. Dette er medlemsansvarlig sitt ansvar, og gagner medlemmene og alle i administrasjonen. Effektiv kommunikasjon gir mer fornøyde medlemmer og reduserer arbeidsmengden for administrasjon og ledelse.
